Hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 có gì mới? Chuyển đổi hoá đơn điện tử đáp ứng TT78 như thế nào? Đây là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp sau Quyết định 206/QĐ-BTC “Tiếp tục triển khai giai đoạn 2 áp dụng hoá đơn điện tử tại 57 tỉnh thành, phố còn lại thuộc Trung ương” của Bộ Tài Chính ngày 24/02 vừa qua. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng nghìn tổ chức, doanh nghiệp hoàn thành chuyển đổi hoá đơn điện tử (HĐĐT) chuẩn thông tư 78, Auto Invoice xin đưa ra những điểm mới của Thông tư 78 và hướng dẫn chuyển đổi HĐĐT toàn diện cho doanh nghiệp chủ động trong nghiệp vụ tài chính – kế toán của mình.
Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử – Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC được Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 17/9/2011 thực hiện Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn về hoá đơn, chứng từ. Đây là văn bản pháp luật mới nhất quy định về hoá đơn điện tử.
10 điểm mới tại Thông tư 78/2021/TT-BCT
Vào ngày 28/10/2021, Tổng cục Thuế (TCT) đưa ra Công văn 41/44/TCT-CS giới thiệu 10 nội dung mới tại Thông tư 78 trước đó. Cụ thể:
(1) Uỷ nhiệm lập hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế là người bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ được quyền uỷ nhiệm cho bên thứ 3 lập hoá đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.
(2) Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hoá đơn, tên liên hoá đơn
Khoản 1 Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã giải thích cụ thể về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hoá đơn điện tử. Đặc biệt có bổ sung thêm hoá đơn điện tử bán tài sản công và hoá đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
(3) Chuyển đổi áp dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
Điều 5, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định cụ thể đối tượng sử dụng HĐĐT có mã và HĐĐT không mã từng đề cập ở Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 91, Luật Quản lý Thuế 2019.
(4) Áp dụng hoá đơn điện tử đối với các trường hợp khác
Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chuyển đổi hoá đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế, chuyển dữ liệu hoá đơn với các trường hợp: Kinh doanh xăng dầu; Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và Dịch vụ ngân hàng.
(5) Xử lý các trường hợp hoá đơn sai sót
Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định xử lý lần đầu cho hoá đơn lập có sai sót. Do đó, hướng dẫn tiếp tục xử lý HĐĐT nếu sau khi xử lý lần đầu vẫn bị sai, gửi thiếu dữ liệu hoặc cần điều chỉnh.
(6) Hoá đơn điện tử khởi tại từ máy tính tiền
Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định rõ đối tượng áp dụng xuất HĐĐT từ máy tính tiền, nguyên tắc, trách nhiệm nội thuế và các thông tin liên quan về HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
(7) Sử dụng biên lai chứng từ
Vấn đề này được bổ sung mới trong Điều 9, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
(8) Tiêu chí đối với các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử (Điều 10)
Với quy định uỷ nhiệm hóa đơn điện tử, Thông tư 78 cũng nêu rõ các tiêu chí dành cho các tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử, dịch vụ lưu trữ dữ liệu, truyền dữ liệu đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
(9) Hiệu lực thi hành
Thời điểm bắt buộc các công ty, doanh nghiệp, tổ chức/cá nhân/hộ kinh doanh hoàn thành chuyển đổi sử dụng hoá đơn điện tử trong Điều 9, Thông tư 78 có thay đổi so với Nghị định 123 được ban hành trước đây.
(10) Xử lý chuyển tiếp
Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chuyển đổi hoá đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 78 cho những doanh nghiệp đã phát hành hoá đơn điện tử trước đó và những doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian Thông tư 78 ban hành. Ngoài ra, hướng dẫn điều chỉnh các loại chứng từ, biên lai liên quan như: biên lai thu phí, lệ phí, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân…
Những điểm mới cần lưu ý của Thông tư 78 dành cho doanh nghiệp
Trong 10 điểm mới về hoá đơn điện tử trong Thông tư 78, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý 4 điểm sau.
Thời điểm Thông tư 78 có hiệu lực thi hành
Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2022. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/07/2022.
Cụ thể, Tổng cục Thuế đưa ra chủ trương triển khai hoá đơn điện tử thành 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 (11/2021 – 3/2022) đối với 6 tỉnh: Hà nội, TP. HCM, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình ĐỊnh.
- Giai đoạn 2 (4/2022 – 7/2022) tại 57 tỉnh, thành phố còn lại.
Ký hiệu mẫu số, ký hiệu mới của hoá đơn điện tử
Để quản lý hoá đơn điện tử dễ dàng hơn, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định cụ thể về kỹ hiệu mẫu số, ký hiệu hoá đơn điện tử.
Ký hiệu mẫu số hoá đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên phản ánh loại hoá đơn.
- 1: Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT)
- 2: Hoá đơn bán hàng
- 3: Hoá đơn bán tài sản công
- 4: Hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia
- 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử khác có nội dung của hoá đơn điện tử
- 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán
Ký hiệu hoá đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm chữ viết và chữ số, thể hiện các thông tin sau:
- Một tự đầu tiên là C hoặc K. Trong đó, C là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. K là hoá đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số, thể hiện năm dương lịch lập hoá đơn.
- Một ký tự tiếp theo là 1 chữ cái (quy định là T, D, L, M, N, B, G, H), thể hiện loại hoá đơn điện tử sử dụng.
- Hai ký tự cuối là 2 chữ cái do người bán tự xác định để tự quản lý.
Bên bán được ủy nhiệm cho bên thứ 3 lập hoá đơn điện tử
Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sẽ được ủy nhiệm cho bên thứ 3. Đây là bên có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Theo Thông tư 78, doanh nghiệp, tổ chức hoạt động kinh tế, hộ kinh doanh, các nhân kinh doanh cần thực hiện chuyển đổi từ hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử cũ sàng mẫu hoá đơn điện tử quy định trong Thông tư 78 trước ngày 01/07/2021. Để quá trình chuyển đổi nhanh chóng, doanh nghiệp cần thực hiện theo 3 bước sau:
- Bước 1: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư 78. Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng Cục Thuế, điền Tờ đơn Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ở Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Bước 2: Chờ kết quả phản hồi sau khi Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử.
- Bước 3: Trong vòng 1 ngày, Tổng Cục Thuế sẽ gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT tới cho doanh nghiệp. Trong trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp chuẩn bị các nội dung để chuyển đổi hoá đơn điện tử đáp ứng Thông tư 78. Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành chỉnh sửa, bổ sung các nội dung theo yêu cầu từ cơ quan thuế và thực hiện lại các bước trên.
Mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Mẫu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 về hình thức không có gì thay đổi quá lớn so với hoá đơn giấy cũ và hoá đơn điện tử trước đó. Các đơn vị doanh nghiệp cần sử dụng các đơn mẫu đơn giản, không quá khác biệt để quá trình triển khai và trà cứu dễ dàng hơn, không mất nhiều thời gian giải trình với cơ quan thuế.
Điểm mới của mẫu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 là quy cách ghi mẫu số, ký hiệu và số hoá đơn.
– Mẫu số là 1 số tự nhiên (1, 2, 3, 4, 5, 6) phản ánh loại hóa đơn điện tử.
– Ký hiệu là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ số và chữ viết để phản ảnh cá thông tin liên quan như:
- Đây là loại hoá đơn điện tử có mã hay hoá đơn điện tử không mã.
- Năm lập hoá đơn
- Loại hoá đơn điện tử được sử dụng.
– Số hoá đơn là số thự tứ được thể hiện trên hoá đơn khi lập hoá đơn. Số hoá đơn được ghi bằng chữ số Ả Rập có tối đa 8 chữ số. Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/13 hàng năm, tối đa đến số 99 999 999.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có đưa ra 4 trường hợp sai sót và hướng dẫn cụ thể phương án xử lý như sau.
- Trường hợp người bán tự phát hiện ra HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan Thuế (CQT) viết sai nhưng chưa gửi cho khách hàng.
Người bán huỷ hoá đơn sai, gửi thông báo tới cho CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục, Nghị định 120). Cuối cùng, lập hoá đơn mới và gửi cho khách hàng.
- Trường hợp người bán tự phát hiện ra HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan Thuế (CQT) viết sai sau khi gửi cho khách hàng.
Người bán huỷ hoá đơn sai, gửi thông báo tới cho CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục, Nghị định 120). Sau đó, gửi lại kết quả thông báo từ CQT cho khách hàng.
- Xử lý hoá đơn điện tử viết sai Mã số thuế, Số tiền hàng hoá, Thuế suất, Tiền thuế, sai thông tin hàng hoá
Trong trường hợp này, người bán và người mua tự thỏa thuận để chọn 1 trong 2 phương án là xuất phiếu điều chỉnh sai sót hoặc huỷ hoá đơn sai, lập hoá đơn mới.
- Trường hợp Cơ quan Thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán
Khi phát hiện sai sót trên hoá đơn điện tử của đơn vị, CQT sẽ gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (Phụ lục, Nghị định 123) với thời hạn người bán cần thông báo lại kết quả rà soát. Nếu hết thời hạn mà chưa nhận được phản hồi, CQT sẽ gửi thông báo lần 2. Trường hợp sau 2 lần thông báo mà đơn vị vẫn chưa gửi phản hồi, CQT sẽ xem kiểm tra việc sử dụng hoá đơn của doanh nghiệp.
Do đó, sau khi nhận được thông báo rà soát, người bán cần nhanh chóng lập thông báo hoá đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục, Nghị định 120). Cuối cùng, thực hiện huỷ/thay thế/điều chỉnh hoá đơn và gửi cho người mua.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Để thực hiện tra cứu hoá đơn điện tử rất đơn giản, đơn vị doanh nghiệp chỉ cần một thiết bị điện tử có kết nối internet để truy cập vào Cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục Thuế.
Đối với các đơn vị doanh nghiệp chưa đăng ký sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78 cần thực hiện 3 bước sau:
- Bước 1: Truy cập Cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Nhập các thông tin theo yêu cầu (Mã số thuế, Loại hoá đơn, Ký hiệu hoá đơn, Số hoá đơn, Tổng tiền thanh toán, Mã captcha)
- Bước 3: Nhấn “Tìm kiếm” và chờ kết quả hiển thị.
Các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo thông tư 78 có thể tra cứu theo quy trình sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
- Bước 2: Nhấn “Tra cứu”, chọn “Tra cứu hoá đơn”.
- Bước 3: Chọn “Tìm kiếm” và nhập các thông tin cần thiết của hoá đơn.
- Bước 4: Chọn kết quả hoá đơn cần tìm để thực hiện các yêu cầu xem, in, xuất file.
Dịch vụ cung cấp HĐĐT uy tín – giá rẻ
Chỉ còn vài tháng nữa thôi để các tổ chức, doanh nghiệp hoàn tất chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Thông tư 78. Đây là bước tiến lớn của ngành tài chính Việt Nam nói chung và nghiệp vụ tài chính của từng doanh nghiệp nói riêng. Với hoá đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý kế toán, tối ưu phương án chăm sóc khách hàng. Đồng thời tiết kiệm được chi phí lưu trữ, bảo quản hoá đơn, giảm thiểu các sai sót, thất lạc chứng từ, hoá đơn.
Auto Invoice hỗ trợ chuyển đổi hoá đơn điện tử chuẩn TT78
Để công cuộc chuyển đổi hoá đơn số chuẩn Thông tư 78 nhanh chóng, lưu loát nhất, Auto Invoice là đối tác cung cấp dịch vụ hoá đơn số mà quý doanh nghiệp đang tìm kiếm. Auto Invoice có kinh nghiệm nhiều năm cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử, đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp chuyển đổi hoá đơn điện tử chuẩn Thông tư 78 thành công 6 tỉnh thành vào giai đoạn 1. Trong giai đoạn 2, chúng tôi sẵn sàng đồng hành với quý doanh nghiệp dẫn đầu chuyển đổi hoá đơn điện tử chuẩn Thông tư 78.
Bảng giá phần mềm hoá đơn điện tử theo thông tư 78 uy tín, giá tốt
Auto Invoice cung cấp những phần mềm hoá đơn điện tử chất lượng nhất hiện nay từ các nhà mạng lớn như Viettel, VNPT, FPT, Misa… Tất cả các phần mềm đều được Tổng cục Thuế công nhận với mức độ bảo mật cao, giao diện tinh giản, thao tác dễ dàng cho doanh nghiệp lựa chọn.
| HĐĐT BKAV (Giá sau đã bao gồm 10% VAT) |
|
|---|---|
| GÓI HOÁ ĐƠN | THỰC THU |
| Gói 100 số | 687,000 |
| Gói 200 số | 841,000 |
| Gói 300 số | 984,000 |
| Gói 500 số | 1,171,000 |
| Gói 1000 số | 1,534,000 |
| Gói 2000 số | 2,139,000 |
| Gói 3000 số | 2,425,000 |
| Gói 5000 số | 3,316,000 |
| Gói 7000 số | 4,339,000 |
| Gói 10000 số | 5,065,000 |
| Gói 15000 số | 6,737,000 |
| Gói 20000 số | 8,475,000 |
| Đã bao gồm Phí khởi tạo cho lần đầu tiên: 500.000đ | |
| HĐĐT VIETTEL (Giá sau đã bao gồm 10% VAT) |
||
|---|---|---|
| GÓI HOÁ ĐƠN | GIÁ GỐC | THỰC THU |
| Gói 300 số | 1,232,550 | 797,000 |
| Gói 500 số | 1,419,000 | 910,000 |
| Gói 1000 số | 1,798,500 | 1,140,000 |
| Gói 2000 số | 2,326,500 | 1,460,000 |
| Gói 3000 số | 2,970,000 | 1,850,000 |
| Gói 5000 số | 4,125,000 | 2,550,000 |
| Gói 7000 số | 4,897,200 | 3,230,000 |
| Gói 10.000 số | 5,929,000 | 3,900,000 |
| Gói 20.000 số | 9,625,000 | 6,300,000 |
Ngoài ra, Auto Invoice còn hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế mẫu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 theo yêu cầu, đảm bảo tính thẩm mỹ và nhận diện thương hiệu của quý doanh nghiệp.
Trên đây là tất cả các thông tin về hướng dẫn chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 mới nhất. Hy vọng với bài viết này, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh có thể chủ động hơn trong cuộc chạy đua số hoá, cập nhật nhanh nhất quy trình kế toán doanh nghiệp đúng theo quy định của BTC.
Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về hoá đơn điện tử, cần hỗ trợ chuyển đổi chuẩn TT 78, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới hotline của Auto Invoice: 091.888.3197 – 0886.112.114 – 0943.777.019.
