CÔNG NỢ LÀ GÌ?
Một doanh nghiệp khi có phát sinh các nghiệp vụ mua, bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân/ tổ chức khác, số tiền còn lại nợ sang kỳ sau được gọi tắt là công nợ. Người đảm nhận việc theo dõi công nợ này với khách hàng được gọi là kế toán công nợ.
Công nợ được chia thành 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
- Công nợ phải thu: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính.
Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…)
- Công nợ phải trả: bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Cũng giống như công nợ phải thu, kế toán cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng.
Ngoài những công nợ chính cần kiểm soát để đảm bảo dòng tiền của công ty thì kế toán còn theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường hay trừ lương nhân viên do làm mất mát hư hỏng hàng hóa… và các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên (tiền lương, trợ cấp), phải trả phải nộp cho nhà nước….
Tất cả các công nợ được kế toán cập nhật kịp thời khi có phát sinh; cuối tháng tổng hợp, đối chiếu số liệu với các đối tượng công nợ. Nếu công nợ 2 bên khớp nhau thì chốt số báo cáo tháng, đồng thời kế toán công nợ có nhiệm vụ đốc thúc các đối tượng thanh toán các khoản nợ phải trả đúng hạn. Thường ở các doanh nghiệp sẽ làm Giấy Đề nghị thanh toán gửi các đối tượng công nợ để bên kia làm thủ tục trả tiền cho doanh nghiệp mình.
Trường hợp công nợ không được thanh toán trong tháng thì kế toán tiếp tục treo trên tài khoản 331 và chuyển số dư vào tháng sau theo dõi tiếp.
NHỮNG LƯU Ý VỀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ
-
Đối với công nợ phải thu:
+ Cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, từng lần phát sinh, theo dõi hạn thanh toán để đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
+ Chứng từ liên quan công nợ khách hàng cần tập hợp đầy đủ và lưu trữ cẩn thận. Cuối tháng đối chiếu công nợ cần có biên bản đối chiếu có chữ ký xác nhận của hai bên.
+ Đối với các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi, kế toán cần báo cáo với cấp trên trực tiếp quản lý một cách kịp thời để có hướng giải quyết sớm, tránh để tình trạng thất thoát tiền của công ty một thời gian dài, dẫn đến tình trạng sử dụng nguồn tiền không hiệu quả.
-
Đối với công nợ phải trả:
+ Cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, theo dõi sát sao và kiểm soát tốt hạn thanh toán cho nhà cung cấp, nhằm bảo đảm chữ tín của doanh nghiệp.
+ Các khoản phải trả cho nhà nước, người lao động cần thực hiện chi đúng thời hạn, đúng luật lao động.
+ Đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, kế toán cần theo dõi chi tiết ở ngoài, khi có Hóa đơn cần cập nhật kịp thời vào sổ sách.
Trên đây là những kiến thức cơ bản giúp bạn hiểu được Công nợ là gì. Và kiểm soát công nợ là việc quan trọng cần phải được kế toán theo dõi một cách thường xuyên, nhằm quản lý tốt dòng tiền của Doanh nghiệp.
