Phần I: Mục lục
Phần mềm quản lý nhân sự dùng Access là gì?
Hầu hết các doanh nghiệp đang dần thay thế cách quản lý thủ công bằng phần mềm thông minh, đặc biệt trong việc giám sát và kiểm soát nguồn nhân lực. Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí là công cụ sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý nhân viên và được cung cấp miễn phí hoặc có nhiều tính năng miễn phí cho các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Đa số các phần mềm quản lý nhân sự đều bao gồm các tính năng như chấm công, tính lương, theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên, báo cáo,…
Microsoft Office Access là một chương trình quản lý cơ sở dữ liệu. Nó là một công cụ thông minh được quản lý theo bảng và cung cấp các lợi ích giống như khi làm việc với Excel. Sự khác biệt là ở các tiện ích mà Access cung cấp. Các nhà quản trị lựa chọn Access làm công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý và quản lý nhân sự tối ưu bởi giao diện thân thiện, trực quan.
Xem thêm: Top 6 Công Cụ Quản Trị Doanh Nghiệp Hiệu Quả Nhất Hiện Nay
Phần mềm quản lý nhân sự Access dựa trên công nghệ tiên tiến. Truy cập phải được thử nghiệm rộng rãi trước khi được phát hành ra công chúng. Trong thời gian đó, nếu Access xảy ra bất kỳ lỗi nào, Microsoft sẽ điều tra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp hiệu quả để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng trong tương lai.
Phần mềm quản lý nhân sự Access giúp người dùng lưu trữ hồ sơ, thông tin nhân sự, hồ sơ cá nhân, kiểm tra thông tin nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ in ấn các loại giấy tờ không cần thiết nữa. Như trước đây, tôi sử dụng bút, giấy và sách.
Hơn nữa, Access hỗ trợ người dùng tìm kiếm cơ sở dữ liệu thông tin. Khi đó, mọi thông tin dữ liệu được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống và bạn có thể dễ dàng xem các dữ liệu này, tiết kiệm thời gian so với thao tác thủ công. Phần mềm quản lý nhân sự Access được biết đến là một trong 9 ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
Tính năng của phần mềm quản trị nhân sự tự động dùng Access
Phần mềm quản lý nhân sự nói chung và phần mềm quản lý nhân sự Access miễn phí nói riêng là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hoạt động và hiệu quả làm việc của từng nhân viên trong tổ chức. Do đó, các tính năng cơ bản cần có của loại phần mềm này như sau:
Quản trị cơ sở dữ liệu nhân viên
Các nhà quản trị trong các tổ chức lớn không thể hiểu hết và ghi nhớ mọi thông tin liên quan về từng nhân viên. Sẽ rất khó để tìm kiếm, cập nhật và chỉnh sửa thông tin nếu bạn lưu trữ nó trên giấy, đặc biệt nếu bạn sử dụng bút và giấy. Bản scan hồ sơ của từng nhân viên được cung cấp cho HR bằng phần mềm quản lý nhân sự Access miễn phí. Khi đó người dùng có thể dễ dàng tra cứu dữ liệu, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ. Hơn nữa, dữ liệu hồ sơ của từng nhân viên được quản lý tập trung và đồng bộ từ khi nhân viên mới vào công ty cho đến khi nghỉ việc.
Chấm công
Phần mềm quản lý nhân sự Access cho phép người dùng tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công để lập bảng chấm công chi tiết theo thời gian thực. Hơn nữa, phần mềm hỗ trợ chấm công ngoài giờ hay chấm công theo doanh số nên bạn dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và tổng kết vào cuối tháng để tính lương cho từng nhân viên.
Quản lý tiền lương
Quản lý thông tin nhân sự và theo dõi chấm công để hỗ trợ các hoạt động tính lương hàng tháng. Tất cả dữ liệu nhân sự và bảng lương được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất, giúp bạn không phải lo lắng về các dữ liệu trùng lặp, thiếu dữ liệu hoặc lỗi. Nhân viên cũng có thể xem phiếu lương trực tiếp trên điện thoại di động, tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn mà vẫn đảm bảo an toàn tiền lương.
13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay
Quản lý thưởng phạt
Người quản lý thường không thể giám sát hoạt động của từng cá nhân để phân công nhiệm vụ hoặc xem xét kết quả công việc để ra quyết định thưởng phạt. Phần mềm thông minh với các tính năng tương tự như phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ bạn hoàn thành các công việc này. Người dùng có thể quyết định thưởng phạt và thông báo ngay cho tất cả nhân viên đã được thưởng phạt. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ bạn cập nhật các quyết định khen thưởng vào hồ sơ của từng nhân viên, giúp lãnh đạo dễ dàng tra cứu hồ sơ của nhân viên khi có ý định bổ sung nhân sự hay thăng chức lên các vị trí cao hơn.
Tuyển dụng
Một trong những chức năng nền tảng của phần mềm quản lý nhân sự là tuyển dụng. Tuyển dụng trực tuyến gần đây đã trở nên phổ biến, mang lại những lợi ích đáng kể như cho phép các ứng viên tiềm năng gửi CV trực tiếp trên trang web. Phần mềm cũng hỗ trợ công ty tìm kiếm ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển, cũng như ứng viên tạo hồ sơ và theo dõi quy trình tuyển dụng.
Ưu nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản trị nhân sự dùng Access
Các doanh nghiệp tin dùng phần mềm quản lý nhân sự Access vì nó mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Access, mặt khác, có một số nhược điểm.
Ưu điểm
Access sử dụng công nghệ thông minh được thiết kế dựa trên thực trạng trong quản lý nhân sự của hầu hết các doanh nghiệp, mang lại những lợi ích như:
Giúp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Công tác quản lý nhân sự được tối ưu, nhanh chóng, hiệu quả và đơn giản nhờ các tính năng của Access. Hơn nữa, cơ sở dữ liệu của Access cho phép người dùng làm việc từ xa, thuận tiện và thông minh thông qua Internet. Điều này giúp quá trình vận hành trơn tru và ổn định hơn, cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho nhân sự quản lý.
Access cũng hỗ trợ người quản lý theo dõi các dữ liệu nhân sự như thông tin cá nhân, quá trình công tác, công việc, các vấn đề khen thưởng, kỷ luật. Nhờ đó, họ có thể tính toán lương nhân viên một cách chính xác, hoạch định kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, góp phần vào sự tăng trưởng của doanh nghiệp.
Bảo mật tối đa
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến tính bảo mật của hệ thống phần mềm của họ. Thông tin dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp hoặc thay đổi nếu phần mềm có lỗi hoặc không an toàn. Ngoài virus, mã độc có thể tấn công vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp và gây gián đoạn hoạt động. Khi chọn Access, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật vì phần mềm đã bảo vệ toàn bộ dữ liệu được lưu trữ. Đây cũng là một lợi thế đáng kể của Access so với nhiều chương trình phần mềm miễn phí hiện nay.
Tham khảo thêm: Top 6 Phần Mềm Quản Trị Rủi Ro Tốt Nhất Hiện Nay
Nhược điểm
Phần mềm quản lý miễn phí thường có các tính năng và công nghệ hạn chế, vì vậy nếu đối tượng mục tiêu là các tổ chức quy mô lớn với nhiều nhân viên, phần mềm có thể gây ra một số khó khăn. Hơn nữa, phần mềm quản lý nhân sự Access bị hạn chế về khả năng quản lý cơ sở dữ liệu lớn.
Nhiều quy trình làm việc hơn có nghĩa là nhiều nhân viên hơn và thông tin dữ liệu phức tạp hơn khi doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Quản lý nhân sự bằng Access chưa mang lại hiệu quả tối ưu như mong đợi do khó khăn trong việc xử lý và kiểm soát cơ sở dữ liệu lớn. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc ra quyết định và có ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty.
Hơn nữa, phần mềm Access miễn phí chỉ hoạt động ngoại tuyến và chưa được phát triển phiên bản trực tuyến nên việc truyền tải thông tin, dữ liệu gặp nhiều khó khăn.
Dù vẫn có những lợi ích nhưng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access vẫn là công cụ hiện đại nhất được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay, cụ thể là các doanh nghiệp nhỏ. Họ chấp nhận những hạn chế của phần mềm và nhận ra rằng hoạt động của tổ chức phải được hỗ trợ bởi các tính năng và lợi ích của phần mềm này.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị nhân sự qua Access miễn phí
Để có thể cập nhật và lưu trữ chính xác mọi thông tin cá nhân, trước tiên bạn phải hiểu cách tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Access và cách sử dụng các mục có sẵn của phần mềm.
Đầu tiên người dùng phải truy cập vào Access rồi nhấn vào Microsoft Access trên Windows hoặc biểu tượng chiếc chìa khóa vàng để tạo cơ sở dữ liệu mới. Sau đó, từ menu tệp, chọn chức năng Cơ sở dữ liệu mới, đặt tên cho cơ sở dữ liệu và nhấp vào Ok. Một cửa sổ Cơ sở dữ liệu mới sẽ xuất hiện.
Tạo bảng (Table)
Các bảng là nơi lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một đối tượng cụ thể và các bảng chia sẻ một mối quan hệ chung để kết nối thông tin.
Quy trình tạo bảng như sau: Bạn vào Create chọn Table Design. Khi đó sẽ có ba cột xuất hiện dưới dạng ba trường dữ liệu: Tên trường (Data field name), Loại dữ liệu (Data type), và Mô tả (Description). Bây giờ bạn nhập thông tin vào ba trường này.
Sau đó, bạn phải đặt khóa chính cho bảng bằng cách kích vào trường cần chọn, nhấn Table Design rồi chọn Primary Key. Cuối cùng chọn Save để lưu bảng là bạn đã tạo thành công.
Truy vấn (Query)
Truy vấn là một phương pháp để tìm kiếm, sắp xếp và tóm tắt dữ liệu. Khi so sánh với việc sử dụng bảng thông thường, bảng truy vấn sẽ đơn giản hóa và đơn giản hóa quá trình thay đổi, phân tích và quan sát dữ liệu. Truy vấn có thể được sử dụng để tạo báo cáo, bảng hoặc bảng truy xuất dữ liệu. Truy vấn Bộ lọc hiện là loại phổ biến nhất trong Access và nó được dùng để xem lại dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng và hiển thị đối tượng tìm kiếm theo thứ tự mong muốn. Khi tìm kiếm thông tin về một nhân viên, người quản lý sẽ sử dụng bảng, nhưng khi xem dữ liệu của nhiều người cùng một lúc, truy vấn là lựa chọn tốt nhất.
Để tạo một truy vấn, hãy bấm tạo rồi chọn Trình hướng dẫn truy vấn hoặc Thiết kế truy vấn. Cuối cùng, bạn thêm các bảng chứa dữ liệu cần thiết vào Truy vấn.
Tạo biểu mẫu
Biểu mẫu là một phương pháp thu thập thông tin. Bạn có thể sử dụng biểu mẫu để cập nhật, lưu hoặc thay đổi dữ liệu. Sau đó, khi cần thiết, tất cả các thông tin này được hiển thị trên màn hình làm việc để bạn kiểm tra trực tiếp. Các biểu mẫu hỗ trợ các hoạt động kiểm tra và quản lý dữ liệu đơn giản và dễ dàng hơn bằng cách bao gồm nhiều hộp điều khiển như hộp Danh sách, hộp Văn bản, nhóm Tùy chọn, v.V.
Việc tạo biểu mẫu trong phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access cũng vô cùng đơn giản. Để thiết kế tự động ta vào cửa sổ Database chọn Form/New hoặc Form Wizard. Bạn cũng có thể chọn Bảng hoặc Truy vấn làm nguồn rồi chọn loại biểu mẫu.
Tạo báo cáo
Báo cáo hay Report được coi như một công cụ quan trọng trong việc in ấn dữ liệu. Người dùng có thể in dữ liệu dạng sơ đồ nhân sự, bảng lương, thưởng hoặc nhiều bảng liên quan trên cùng một trang.
Bạn có thể tự tạo Report trong phần mềm Access bằng cách thực hiện như sau: Chọn Report từ Database của hệ thống. Các bước còn lại tương tự như tạo Form.
Hàm hiệu Macros
Khi thực hiện các tác vụ cụ thể, chức năng Macro bao gồm một chuỗi các hành động tổng hợp của một hoặc nhiều chức năng. Khi chức năng Access được kích hoạt, quản trị viên thường có thể kết thúc chuỗi chức năng. Lúc này, chức năng lệnh Macros là bắt buộc.
Chức năng Macro được tạo theo cách sau: Bạn chọn mục Macro từ cửa sổ Cơ sở dữ liệu, sau đó chọn Mới, Hành động và các đối số của nó. Cuối cùng, đặt tên cho chức năng Macros và viết nó ra.
Trên đây là thông tin chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access. Công cụ này cung cấp các tính năng thông minh và lợi ích đặc biệt cho người dùng, đồng thời giao diện cực kỳ thân thiện và dễ sử dụng nên bất kỳ người dùng nào cũng có thể nhanh chóng làm quen với nó. Bạn nên tìm hiểu và áp dụng Access vào hệ thống quản lý của mình để có thể giải quyết các vấn đề trong quản lý nhân sự và tạo cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.
Nguồn tham khảo: 1
