Top 14 Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn Miễn Phí Hàng Đầu Hiện Nay

Phần I: Mục lục

Một số khó khăn khi quản trị khách sạn kiểu cũ

Trước đây, quản lý khách sạn là một công việc khó khăn. Các nhà quản lý phải đối mặt với nhiều tình thế khó khăn.

Căng thẳng nơi làm việc

Công việc của người quản lý khách sạn là đảm bảo rằng tất cả các hoạt động nội bộ diễn ra suôn sẻ. Do đó, họ phải nắm bắt và vận hành hàng loạt các phòng ban, khu vực trong mỗi khách sạn.

Do khối lượng công việc nhiều nên hầu hết những người làm trong lĩnh vực này đều có rất ít thời gian dành cho bản thân và gia đình.

Các nhà quản lý khách sạn phải theo dõi sát sao các hoạt động để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này khiến họ kiệt sức vì công việc, nhưng họ vẫn phải thúc đẩy nhân viên của hệ thống.

Áp lực của khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ khách sạn chịu ảnh hưởng rất nhiều từ cách quản lý và tác phong chuyên nghiệp. Do đó, bạn phải luôn ghi nhớ vấn đề này.

Vậy làm thế nào để mọi vấn đề có thể được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả? Nhiều người đã cảm thấy nhẹ nhõm khi phần mềm quản lý khách sạn ra đời.

Xem thêm: Top 6 Công Cụ Quản Trị Doanh Nghiệp Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Có cần dùng một số phần mềm quản trị khách sạn thông dụng?

Hiện nay, phần lớn phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ được cung cấp miễn phí. Để quyết định có nên sử dụng ứng dụng công nghệ này hay không, hãy xem xét những lợi ích và hạn chế của nó.

Lợi ích của phần mềm:

So với các phương thức quản lý truyền thống, việc sử dụng phần mềm sẽ cho phép bạn dễ dàng bao quát các hoạt động tại khách sạn hơn.

Các tính năng hỗ trợ quản lý sẽ hỗ trợ bạn giảm áp lực công việc và đơn giản hóa việc giải quyết vấn đề.

Chuyên môn hóa khách sạn được nâng cao nhờ sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Kết quả là, khách hàng ngày càng trở nên hài lòng.

Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian trong công việc và có cơ hội gần gũi hơn với người thân và gia đình.

Những nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí bao gồm:

Vì là phần mềm cài đặt miễn phí nên các tính năng của nó còn hạn chế và không nâng cao.

Trong quá trình sử dụng, bạn có thể gặp lỗi không được hỗ trợ.

Vi-rút có thể có trong phần mềm đã tải xuống. Do đó, bảo mật thông tin không thể được đảm bảo hoàn toàn.

Mặc dù vẫn còn nhiều nhược điểm nhưng không thể phủ nhận những lợi ích mà công nghệ mới này mang lại. Nhiều chủ khách sạn đã lựa chọn ứng dụng này vì không mất phí mà chỉ tối ưu hiệu quả quản lý.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản trị khách sạn

Nhiều người tò mò về những ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn ngày càng trở nên phổ biến. Nếu bạn nghiên cứu chủ đề này, bạn sẽ khám phá ra rằng có rất nhiều lợi ích mà các chủ khách sạn tìm kiếm trong công nghệ mới. Quản lý nhân viên, quản lý phòng, chi phí, quản lý khách hàng và các chức năng khác được phân loại trong cả phần mềm quản lý khách sạn trực tuyến và ngoại tuyến. Nó sẽ giúp trong hoạt động của khách sạn bằng cách:

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc thuê nhân viên và điều hành các bộ phận của khách sạn.

Cho phép khách hàng check-in, check-out, trao đổi và hoàn tiền một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Hỗ trợ khách hàng nâng cao trải nghiệm, từ đó tăng doanh số bán hàng.

Bạn có thể truy cập và quản lý khách sạn của mình từ bất cứ đâu với phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại.

Phần mềm tổng hợp tất cả các thông tin về khách sạn. Bạn có thể đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và phát triển các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Phần mềm sẽ đồng bộ toàn bộ cơ sở dữ liệu giúp bạn dễ dàng kiểm soát và bảo mật dữ liệu hơn.

Top 6 Phần Mềm Quản Lý Rủi Ro Tốt Nhất Hiện Nay

Tính năng của phần mềm

Phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn là một sản phẩm công nghệ phù hợp với nhu cầu của người dùng. Nhờ đó, bạn có thể chọn các tính năng phù hợp nhất với yêu cầu của mình. Nhìn chung, phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đáp ứng các yêu cầu sau:

Lưu trữ và quản lý thông tin chung về khách sạn, thông tin bộ phận, thông tin khách hàng, tình trạng đặt phòng.

Hỗ trợ nhân viên check in, check out, quản lý hóa đơn, thanh toán, ghi nhận nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng, tương tự như các phần mềm quản lý bán hàng khác.

Cho phép phân tích dữ liệu khách sạn và báo cáo. Nhờ đó, các chủ khách sạn sẽ hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của mình và có thể lập kế hoạch cho tương lai.

Đồng bộ mạng hệ thống khách sạn với các phần mềm quản lý kinh doanh khác bằng cách kết nối dữ liệu.

Top 14 phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hàng đầu hiện nay

Có rất nhiều ứng dụng công nghệ hiện đại có sẵn để hỗ trợ quản lý khách sạn. Top phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tốt nhất hiện nay được liệt kê dưới đây:

1. Phần mềm Sophia

Đây là phần mềm nổi tiếng được nhiều khách sạn sử dụng để hỗ trợ quản lý công việc. Khi thảo luận về các tính năng hữu ích của Sophia, phải đề cập đến những điều sau:

Khả năng quản lý tự động một chuỗi nhà hàng, khách sạn.

Cho phép phân tích doanh thu và quản lý dữ liệu hiệu quả.

Cho phép đặt phòng nhanh chóng bằng cách kết nối với phần mềm kế toán.

Tương tự như phần mềm quản lý nhân sự, nó có thể hỗ trợ người quản lý thu thập thông tin nhân viên, phân công công việc, phân quyền.

Sophia được cung cấp miễn phí trong bốn tuần đầu tiên. Theo đó, tùy từng gói mà bạn sẽ phải trả từ 200.000 đồng đến 7,5 triệu đồng/năm.

2. Phần mềm quản lý khách sạn trực tuyến Ghotel.Vn

Ghotel.Vn có nhiều tác dụng tương tự phần mềm quản lý công việc. Đây là giải pháp toàn diện có thể hỗ trợ chủ khách sạn tăng hiệu quả công việc và kinh doanh lên đến 50%. Ghotel.Vn mang đến những lợi ích sau:

Giúp bạn kiểm soát thông tin từ xa ngay cả khi kết nối internet của bạn bị ngắt. Bạn chỉ cần sử dụng các ứng dụng được cài đặt sẵn trên máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của mình.

Ghotel.Vn cũng bao gồm các công cụ tính toán và phân tích doanh thu tương tự như các công cụ được tìm thấy trong phần mềm quản lý kinh doanh miễn phí.

Trên ứng dụng, bạn có thể kiểm tra phòng trống, đặt phòng, xác nhận đặt phòng, hoàn tiền và thanh toán.

3. Fotel – phần mềm quản trị khách sạn tiên tiến nhất hiện nay

Fotel là sản phẩm công nghệ trí tuệ nhân tạo có khả năng tối ưu hóa kinh doanh cực cao. Bạn có thể dự đoán chính xác các thông số trong tương lai bằng Fotel. Vì phần mềm này sử dụng công nghệ AI để tạo website giới thiệu khách sạn.

Điểm nổi bật bao gồm:

Đây là một phần mềm có thể được cài đặt trên hệ điều hành Android hoặc iOS.

Nó cung cấp một sơ đồ phòng hoàn chỉnh cũng như tình trạng phòng.

Đăng ký, kiểm tra và thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ cho khách hàng cá nhân hoặc nhóm.

Báo cáo thu chi theo ngày giờ.

Cung cấp thông báo thu nhập của khách sạn…

Phần mềm quản lý khách sạn này giá bao nhiêu nếu được đánh giá là công nghệ tốt nhất? Fotel chỉ được cung cấp miễn phí trong một tháng. Sau đó, bạn phải mua gói dịch vụ cơ bản hoặc nâng cao để tiếp tục sử dụng. Mỗi gói có giá từ 2 triệu đến 4 triệu đồng một năm.

4. Phần mềm quản trị khách sạn tự động Ezibee Silver

Ezibee Silver là ứng dụng công nghệ giúp bạn có thể quản lý khách sạn vừa và nhỏ. Đây là phần mềm quản lý phòng khách sạn miễn phí, có thể sử dụng cho nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.

Điểm nổi bật bao gồm:

Ezibee Silver có quy trình quản lý rất thông minh, theo phản hồi của nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm này.

Nó vẫn hoạt động trực tuyến ngay cả khi không có kết nối internet.

Thủ tục nhận và trả phòng của Ezibee Silver cực kỳ nhanh chóng.

Có một thiết lập giá linh hoạt trong phần mềm. Bảng giá sẽ tự động chạy khi khách check in.

Ezibee Silver giúp bạn nắm bắt được khung giờ khách đến nhiều nhất, cho phép bạn hoạch định kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Khi nhận phòng, Ezibee Silver còn tích hợp khóa thẻ từ và tạo xóa thẻ.

5. Xman Hotel

Xman Hotel là một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí khác với rất nhiều tính năng hữu ích. Có thể nói về:

Tích hợp tính năng quản lý thu chi cũng như thực hiện các kênh thanh toán như tiền mặt, quẹt thẻ, ghi nợ…

Đặt lịch đặt phòng khoa học là tính năng hỗ trợ đặt phòng.

Cho phép nhận phòng và trả phòng thích hợp.

Quản lý, tổng hợp, báo cáo số liệu theo ngày.

Hơn nữa, các phiên bản nâng cấp trả phí của phần mềm này bao gồm nhiều tính năng hiện đại hơn. Hơn nữa, giao diện thân thiện với người dùng của Xman Hotel là một điểm bán hàng chính đối với nhiều người.

6. Topsoft Hotel

Đây là một phần mềm quen thuộc với nhiều doanh nghiệp kinh doanh khách sạn. Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT trao Cúp Sao Khuê cho nhà phát triển ứng dụng này. Topsoft Hotel vẫn đang tiếp tục được cải tiến để ngày càng hoàn thiện hơn.

Điểm nổi bật bao gồm:

Khách lẻ, khách đoàn, check-out dễ dàng đều có thể thực hiện được với Topsoft Hotel.

Topsoft Hotel cung cấp cho bạn sơ đồ, thông tin khách hàng, lịch sử sử dụng dịch vụ tại khách sạn.

Topsoft Hotel cho phép bạn ghi lại tình trạng của từng phòng cũng như giá phòng cụ thể.

Phần mềm này còn hỗ trợ bạn quản lý chặt chẽ hóa đơn.

Tham khảo thêm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Và In Hóa Đơn Hiệu Quả Nhất

7. Phần mềm quản lý khách sạn trực tuyến Ohotel

Ohotel là ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ. Nó phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Điểm bán hàng chính của phần mềm là nó chứa rất ít lỗi. Mặt khác, Ohotel chỉ miễn phí trong 15 ngày đầu tiên.

Điểm nổi bật bao gồm:

Người dùng có thể quản lý khách sạn từ xa với Ohotel.

Phần mềm này tự động cập nhật thông tin về phòng trống, phòng đã đặt và thanh toán đúng hạn.

Giúp khách hàng check in check out thuận tiện, tiết kiệm thời gian.

Hỗ trợ nhân viên quản lý số lượng phòng trống để phục vụ khách.

Thống kê thông số chi tiết, phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của khách sạn.

8. GiHoTech quản lý khách sạn

Với bản dùng thử miễn phí, đây cũng là một trong những lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay. GiHoTech được xây dựng trên công nghệ tiên tiến. Nhờ đó, nó đáp ứng được phần lớn các yêu cầu quản lý khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ như:

Điểm nổi bật bao gồm:

Quản lý dữ liệu hoạt động chung của khách sạn.

Hàng ngày, quản lý khách hàng ra vào khách sạn.

Quản lý đặt phòng được hỗ trợ và hoàn tiền phòng rất đơn giản.

Quản lý nhân sự, tiền lương.

Cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ kinh doanh của đơn vị.

Phần mềm này cũng hỗ trợ tiếng Việt và tiếng Anh, đảm bảo khách hàng nước ngoài sẽ có trải nghiệm tích cực.

9. Phần mềm Memo

Chủ khách sạn, nhà nghỉ nhỏ nên chọn phần mềm quản lý nhà nghỉ nào? Memo là lựa chọn tốt nhất cho những đối tượng này. Đây là phần mềm đa ngôn ngữ có thể cài đặt trên điện thoại, máy tính xách tay, máy tính bảng và máy tính để bàn.

Điểm nổi bật bao gồm:

Lợi ích của nó bao gồm giao diện dễ sử dụng và quy trình được sắp xếp hợp lý. Người dùng có thể dễ dàng quản lý khách sạn từ bất cứ đâu.

Phần mềm hiển thị tất cả các thông tin rất chi tiết.

Các tính năng ghi nhớ rất đơn giản để sử dụng.

Bản ghi nhớ cho phép nhận phòng, trả phòng nhanh và tìm kiếm theo các thông tin như tên, số điện thoại, email, mã phòng, v.V.

Bạn có toàn quyền kiểm soát các dịch vụ trả sau của mình với Memo.

Bản ghi nhớ cũng cho phép bạn theo dõi bộ dụng cụ và đồ đạc trong phòng.

Phần mềm này hỗ trợ tạo các báo cáo thống kê chi tiết. Bạn có thể lưu tệp dưới dạng Excel hoặc PDF nếu cần.

10. Phần mềm quản trị khách sạn trực tuyến ezCloudhotel

Phần mềm quản lý khách sạn ezCloudhotel là công cụ hỗ trợ chủ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của mình. Phần mềm này có dung lượng lưu trữ lớn, cho phép người dùng dễ dàng truy cập, theo dõi và quản lý dữ liệu của mình. Thông tin trên ezCloudhotel được cho là rất chính xác.

Điểm nổi bật bao gồm:

Phần mềm ezCloudhotel cho phép đặt phòng và quản lý các phòng đã đặt một cách đơn giản.

Lượt đến, lượt khởi hành và lợi nhuận đều được báo cáo theo thời gian thực.

Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm khách hàng theo giờ, ngày, đêm, tháng.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng bàn giao ca, bao gồm bàn giao tiền mặt, ghi chú công việc và các tính năng khác.

11. Phần mềm AZ Hotel

Đây là phần mềm có giao diện rất bắt mắt thường được sử dụng trong các khách sạn hay resort từ 2 đến 5 sao. Nó có thể quản lý tới 5.000 phòng và hơn 20 chi nhánh.

Điểm nổi bật bao gồm:

AZ Hotel cho phép bạn quản lý toàn bộ thông tin về khách sạn, bao gồm bảng giá, chương trình hoạt động, khuyến mãi.

Khách hàng có thể đặt, đặt cọc và hủy đặt cọc một cách dễ dàng…

AZ Hotel hỗ trợ tìm kiếm và sắp xếp phòng tự động, cũng như nhận và trả phòng cho khách.

Nhân viên có thể nhanh chóng truy cập thông tin khách hàng.

Phần mềm này hỗ trợ bạn quản lý tình trạng đồ đạc trong phòng.

AZ Hotel cung cấp cho bạn một báo cáo dạng biểu đồ hoặc dạng lưới rất dễ xem và phân tích.

12. Phần mềm Intelio

Intelio cũng là một phần mềm chuyên nghiệp được thiết kế để quản lý khách sạn và khu nghỉ dưỡng. Khu vực lễ tân, quầy bar, phòng kế toán, phòng kinh doanh đều được tích hợp đầy đủ.

Điểm nổi bật bao gồm:

Hỗ trợ việc đặt vé dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian.

Một sơ đồ của căn phòng được hiển thị theo các chế độ, cùng với thông tin ngày và tháng.

Cung cấp các báo cáo tổng hợp, phân tích dự kiến ​​công suất phòng, tổng quan về tình hình kinh doanh.

Việc kiểm tra cập nhật dữ liệu, điều chỉnh dữ liệu, in báo cáo thống kê cuối ngày, chuyển ngày làm việc mới đều được hỗ trợ.

Có hệ thống chăm sóc khách hàng qua email hoặc SMS.

13. Phần mềm quản trị Khách sạn trực tuyến TCSoft Hotel

TCSoft Hotel là phần mềm quản lý khách sạn tiếp theo trong danh sách. Ứng dụng này dành cho quản lý nhà nghỉ, khách sạn hoặc homestay quy mô nhỏ.

Điểm nổi bật bao gồm:

TCSoft Hotel hỗ trợ bạn quản lý doanh thu, chi phí, công nợ.

Cung cấp các biểu đồ thống kê thông minh, chính xác giúp bạn nắm được tình hình hoạt động của khách sạn.

Nâng cao hiệu quả quản lý check-in và check-out.

Một báo cáo hiệu suất cho các phòng có sẵn theo ngày và tháng.

Hỗ trợ quản lý khách theo nhóm hoặc cá nhân.

14. Phần mềm Skyhotel

Nói đến phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và tốt nhất thì không thể bỏ qua Skyhotel. Đây là ứng dụng phù hợp với khách sạn từ 1 đến 5 sao hay các resort, biệt thự, căn hộ…

Điểm nổi bật bao gồm:

Skyhotel hỗ trợ nhà quản lý theo dõi tình trạng phòng trống, thời gian nhận và trả phòng, giá phòng.

Phần mềm tạo sẵn các sơ đồ dựa trên loại phòng, giá phòng, v.V.

Hiển thị nhật ký đặt phòng và tự động cập nhật thời gian nhận phòng của khách.

Quản lý danh sách dịch vụ và bản đồ khách sạn.

Tổng hợp chi phí hoạt động và hỗ trợ lập báo cáo, phân tích hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Có thể thấy, phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hiện nay chứa nhiều tính năng na ná nhau. Do đó, các nhà sản xuất thường xuyên đưa ra các gói nâng cao trả phí để bổ sung các tính năng đáp ứng nhu cầu của từng người dùng. Để đưa ra quyết định đúng đắn nhất, bạn nên xem xét kỹ từng gói dịch vụ của phần mềm.

Nguồn tham khảo: 1