Doanh nghiệp đang số hóa chứng từ, dữ liệu và chuyển dần sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, dù là hóa đơn giấy hay điện tử thì sẽ có sai sót trong quá trình khởi tạo và phát hành hóa đơn. Vậy thủ tục xử lý hóa đơn điện tử viết sai như thế nào? Trong bài viết này, bạn có thể tìm hiểu thêm về Accnet.
1. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai cần căn cứ quy định pháp lý nào?
Trước khi thực hiện cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai, doanh nghiệp hay kế toán phải tìm hiểu và nắm rõ cơ sở pháp lý của từng loại hóa đơn. Do đó, các căn cứ pháp lý khác nhau sẽ được áp dụng tùy thuộc vào loại hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng.
Hiện nay có 2 loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng với các căn cứ xử lý như sau:
2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 32
Thông tư 32 hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai như sau:
Sau đây là cụ thể từng trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử lập sai.
>>> Liên quan: Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử An Toàn Theo Quy Định
2.1 Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi cho người mua
Khi hóa đơn điện tử được lập có sai sót như địa chỉ, MTS, thuế suất, tên hàng hóa, sai ngày tháng, số tiền nhưng chưa gửi hóa đơn cho khách hàng thì kế toán hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn mới. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ để làm căn cứ điều tra cho cơ quan thuế.
Cách xử lý này căn cứ vào công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của Tổng cục Thuế và hóa đơn điện tử.
2.2 Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua
Khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai cho người mua, có 2 trường hợp xảy ra:
Hóa đơn được lập và gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ đã được giao cho khách hàng bị sai sót; các thủ tục sau đây phải được tuân theo:
Bước 1: Lấy xác nhận lỗi của cả bên bán và bên mua và đồng ý hủy hóa đơn lập sai.
Bước 2: Người bán khởi tạo và gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua. Lưu ý hóa đơn mới phải có xác nhận là hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ có sai sót.
Hàng hóa, dịch vụ gửi cho người mua đã kê khai thuế xử lý như sau:
Bước 1: Hai bên lập biên bản thỏa thuận có nêu rõ các sai sót, có chữ ký điện tử của hai bên.
Bước 2: Người bán lưu Biên bản sửa lỗi ghi rõ điều chỉnh tăng, giảm số lượng hàng hóa, thuế suất, giá bán đối với hóa đơn điện tử bị lỗi lần trước.
Hai bên sẽ kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật dựa trên sự điều chỉnh này.
3. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 và NĐ 123
Nếu một tổ chức sử dụng một loại hóa đơn điện tử mới, có hai tình huống cần xem xét:
3.1 Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Bước 1: Sử dụng mẫu số 04/SS-HDDT Phụ lục IA Nghị định 123 để thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã sai.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký điện tử và gửi đến cơ quan thuế để tạo mã mới, sau đó bạn sẽ gửi cho người mua.
Bước 1: Người bán chỉ phải thông báo các lỗi nêu trên mà không cần lập lại hóa đơn.
Bước 2: Để báo cáo sai sót sử dụng mẫu số 04/SS-HDDT Phụ lục IA Nghị định 123.
Người bán hóa đơn sửa hóa đơn điện tử bị sai sót.
Nếu hai bên thống nhất trước khi tạo hóa đơn điện tử thì phải lập biên bản thỏa thuận ghi rõ những sai sót trước khi tạo hóa đơn điều chỉnh.
3.2 Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai nếu hóa đơn thiếu mã của cơ quan thuế:
4. Lưu ý cần biết khi điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai
Cần lưu ý các vấn đề sau để đảm bảo quá trình được hoàn thành chính xác và tránh các lỗi phát sinh khác:
AccNet đã trình bày đầy đủ chi tiết các trường hợp viết sai hóa đơn điện tử trong bài viết này. Hi vọng những thông tin trong bài viết sẽ hỗ trợ doanh nghiệp và kế toán xử lý các lỗi có thể xảy ra trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Nguồn tham khảo: 1
